原始支出凭证审核之我见

　　票据，是社会经济活动中的一种重要的书面凭证。目前我国普遍使用的票据主要分为两大类。一类是商业票据，又称发票，由税务部门监制。另一类是国家行政事业单位、机关团体为履行或代行政府职能，依据国家规定，向有关单位和个人收取的各种基金、规费或行政事业单位之间发生经济往来时开具的凭证，通常把它称为非商业票据，又称财政票据。这类票据由省以上财政部门监制，同样具有法律效力。

　　在单位实际工作中，一般人员购买物资、办公用品或外出活动，取得原始发票后，首先是找单位领导或分管部门工作的领导签字，然后再到财会人员处报销。这种情况下有可能出现一些对原始凭证的真实性、合法性、完整性把握不准的现象。笔者拟就审核原始支出凭证谈一些看法。

　　一、原始支出凭证审核方法

　　由于原始支出凭证是反映和记录经济业务发生的书面证明，也是明确经济责任，并作为财会人员付款和编制记帐凭证的依据，为了维护财经纪律和确保会计核算的质量，财会人员必须严格审核之。那么，应从哪些方面审核呢？

　　（一）审核“要素”

　　在确认原始支出凭证是财政、税务部门允许使用的发票、收据、车船票以及内部自制凭证等反映经济业务发生书面证明有效的基础上，根据《会计基础工作规范》规定，进行其基本要素构成的完备性检查。即审核凭证的名称；凭证填制日期和编号；接受单位名称；经济业务内容；数量、单价和金额；填制凭证单位名称及经办人的签名并盖章等。

　　（二）审核“抬头”

　　主要审核凭证上的“抬头”是否与本单位名称相符，有无添加、涂改的现象。如果不符，应查清为什么在本单位报销，防止把其他单位或私人购物的发票拿来报销。

　　（三）审核“号码”、“开票日期”、“报销日期”

　　首先审核同一单位出具的凭证，其号码与日期是否矛盾。如果同一单位出具的凭证较多，可以通过摘录排序发现之。例如：某单位开出的14667号发票的日期是1997年9月，而同本中14682号发票的开具日期则为1997年7月。后经审核，该事项严重违纪。

　　其次，要审核凭证开具的日期与报销日期是否异常。一般情况，上述两者的日期不会间隔太长。如果较长，则要查询原因。

　　（四）审核“填写内容”

　　发票中各项内容填写不规范、不齐全、不正确、涂改现象严重，是虚假原始支出凭证的主要表现特征。如凭证字迹不清，“开票人”仅填“姓氏”，计量单位不按国家计量法定单位而随意以“桶”、“袋”、“车”来度量，违反“不得要求变更品名”的规定；或货物名称填写不具体；或胡乱填写其它物品名称。联系实际工作，特别要防止虚开的运输费用发票和劳务费发票。

　　实际工作中，有的单位有关人员往往通过科协、技协等单位，取得“咨询费”、“劳务费”为名的发票，虚报支出后套取现金，用于发放部门的奖金、支付佣金、回扣、招待费等。财会人员审核原始支出凭证时，必须留神这种情况。

　　（五）审核“数字”

　　具体检查以下方面：数量乘单价是否等于金额；分项金额相加是否等于合计数；小写金额是否等于大写金额；阿拉伯数字是否涂改。

　　（六）审核是否“阴阳票”

　　采用多联式发票办理结算业务，复写是必不可少的环节。对于背面无复写笔迹的支出凭证上（通常称“阴阳票”），存在“大头小尾”的可能性，必须向持证人查询原因。

　　（七）审核“限额”

　　出于票证管理的需要，有的发票规定最高限额为“千位”，但是开票人却在发票上人为地增添一栏“万位”。对于这类支出凭证，不是违纪就是违规。

　　（八）审核“经济内容”

　　审核行业专用发票与填写的经济内容是否一致。私自改变发票的使用范围，跨行业使用或者借用发票，是虚假原始支出凭证的重要特征。

　　（九）审核“白条”

　　在实际工作中，有些单位不同程度地存在“白条”作支出凭证的事项。这些“白条”是由单位或个人开具的没有固定格式、不具备规定内容的非正式原始凭证。例如：外单位没有加盖公章的借条等。财会人员遇到“白条”，一定要查询原因，审核手续，尽量拒收。

　　（十）审核“印章”

　　主要是检查印章是否符合规定。这里所说的印章，是指具有法律效力和特定用途的“公章”，即能够证明单位身份和性质的印鉴，包括业务公章、财务专用章、发票专用章、结算专用章等。虚假发票印章一般特征表现为：印章本身模糊，或盖印时有意用力不够以致不清晰；专用章不是采用符合规定的印章而是乱盖其他印章，张冠李戴。此外，有的甚至干脆不盖印章。

　　（十一）审核“字迹”

　　对于金额大、支出业务不正常，酷似报销人员自己填写的支出发票，必须仔细审核之。在日常工作中，由销货单位提供空白发票，由本单位经手人自行填报列支费用的事项，曾有听说。

　　（十二）审核“业务量”

　　根据本单位的规模、经济活动的规律、会计结算等特点，审核支出发票的真实性。

　　例如，某单位自备轿车一辆，驾驶员平常一个月报销汽油费1500元左右。但在某一个月份，该驾驶员凭发票报销汽油费3500余元。财会人员对此疑虑，经内查外调，属驾驶员与加油站有关人员串通多报汽油费2000元，并通过领导追回了损失。

　　（十三）审核“手续”

　　即重点检查原始支出凭证报销必须经过的程序。例如：采购货物的入库验收程序等等。通过上述程序的审核，认定原始支出凭证的真实、合法性，从而防止虚假和舞弊的发生。

　　（十四）审核“开支标准”

　　根据现行有关财经法规、财务制度的规定，严格审查修理费、会议费、招待费、差旅费、电话费等各项费用是否合理和符合开支标准。

　　（十五）审核是否“报销联”

　　平时审核原始支出凭证时，要留心此事项，以防混水摸鱼，重复报销。

　　（十六）审核“审批”

　　主要审核领导审批签字是否有误。支付款项的外来原始凭证，除经办人员必须签字或盖章外，还必须按本单位规定的审批程序、权限，由相应的负责人审批盖章。自制的原始凭证，也必须由经办单位的领导人或者由单位领导人指定的人员审批签章。

　　二、建议

　　（一）实行逆向审核

　　目前，单位的原始支出凭证，大都是先由单位领导或分管财务的领导签批，再由财会人员审核、付款、记帐。这种审核程序弊大利小。例如：当财会人员审核原始支出凭证时，如果发现原始凭证不符合规定，要想退回去，就会增加许多人与人之间的矛盾，给工作增加难度，有时甚至是财会人员自寻烦恼和麻烦。因为这时发票已经有了经手人和领导签字，退回去吧，报销人与签字领导就会对你有看法或说法，尤其是来报销的人员本身就是领导时更加难办。不退回去吧，又觉得与财务制度有悖，弄得财会人员手足无措，不知如何是好，无奈只得违心执行。为此，我们建议：所有原始支出凭证，先由财会人员根据有关规定要求审核，核准发票是否真实、合法，符合报销管理制度后，再由单位领导或分管领导签批。最后再到财会人员处付款，实行逆向审核。这种审核程序，有诸多好处：

　　1、有利于更好地发挥会计监督职能。先由财会人员对原始凭证进行审核，再由单位领导或分管财务的领导人签批报销，变“事后监督”为“事前监督”，调动财会人员依法理财的积极性，增强财会人员的责任感，有利于更好地发挥会计监督职能。防止违规票据入帐。

　　2、有利于更好地规范财务工作。对原始支出凭证的审核、签批，是规范财务工作的关键环节。由于其种类多、版式更新快、使用政策性强，因此，推行逆向签批程序，发挥财会人员的业务特长，先行对凭证的合法性、规范性进行审核、确认，为领导签批把好第一道关口，有利于更好地规范财务工作。

　　3、有利于更好地打击违法会计行为。原始支出凭证不合法、不规范，滥用票据、混用票据现象时有发生，白条入账、贪污挪用等违法会计行为也屡禁不止，一个重要原因就是“自上而下”的票据审核签批程序。由于单位领导或分管财务的领导签批报销在先，财会人员审核监督在后，即使单位领导或分管财务的领导签批报销的原始支出凭证不合法，财会人员在审核时发现错弊也难以纠正。推行“自下而上”的逆向签批程序，财会人员审核在先，单位领导或分管财务的领导签批报销在后，就能够较好地解决这一实际问题，及时制止和打击违法会计行为。

　　4、有利于更好地贯彻执行《会计法》。《会计法》第二十八条第（2）款规定：“会计机构、会计人员对违反本法和国家统一的会计制度规定的会计事项，有权拒绝办理或者按照职权予以纠正。”对原始支出凭证实行逆向签批程序，能够使财会人员处于有利的位置，促使其更好地履行《会计法》赋予的职责和义务，从源头上抑制、拒绝和纠正违法会计事项，把《会计法》的各项规定真正贯彻落实到实处。

　　（二）努力提高财会人员业务水平

　　1、要积极从事会计、审计实际工作。除要以只争朝夕的精神不断学习会计审计等相关专业知识外，还要积极从事会计、审计实际工作。只有经常从事会计、审计实际工作，才能胜任原始支出凭证的审核工作。常言道：“拳不离手，诀不离口”。

　　2、要善于总结工作经验。原始支出凭证的审核工作，不可能一蹴而就，一步到位，势必经过一个从“不会”到“胜任”的过程。为了尽量缩短这个过程，必须养成善于总结工作经验的习惯。